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Gain de temps lors de la préparation des jeux d'instruments chirurgicaux et amélioration de leur suivi grâce aux lecteurs d'identification

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La préparation de jeux d'instruments chirurgicaux utilisés pour de nombreux types d'opérations différentes réalisées dans un hôpital standard est une tâche manuelle fastidieuse et gourmande en temps dans la plupart des hôpitaux. Le travail type des techniciens du service de préparation stérile centralisé consiste à nettoyer les instruments, à préparer des jeux sur la base de listes de préparation fournies par les chirurgiens et à les stériliser pour une utilisation en salle d'opération le lendemain. Cependant, lorsque les chirurgiens ouvrent le jeu le lendemain, certains instruments peuvent manquer et l'opération est retardée en attendant que les techniciens se dépêchent de les rechercher.

Censis a développé un logiciel appelé Censitrac qui permet aux hôpitaux de dresser des listes de préparation de jeux d'instruments chirurgicaux. Ainsi, les instruments nécessaires sont assurément intégrés dans le jeu. Un code à barres Data Matrix 2D est gravé par un procédé électrochimique sur chaque instrument pour être scanné lors de la préparation afin de garantir la précision du travail et de suivre la localisation de chaque instrument. Il est toutefois très difficile de lire un code à barres sur la surface brillante des instruments chirurgicaux. Censis a essayé cinq générations différentes de lecteurs d'identification avant de trouver celui qui apporte la précision, la rapidité et la facilité d'utilisation requises pour cette application critique : le DataMan® 7500 de Cognex.

La difficulté de la préparation de jeux d'instruments chirurgicaux

« Auparavant, nous préparions les instruments à l'aide d'un document que nous appelions relevé d'inventaire, » explique Pat Stefanik, Infirmière diplômée d'Etat et Responsable du service de préparation stérile centralisé au Saint Thomas Hospital, Nashville, Tennessee. « Cette tâche était d'autant plus compliquée que les différents chirurgiens avaient chacun leurs préférences et que les instruments non traditionnels utilisés par ceux-ci sont nombreux. Par exemple, certains préfèrent que toutes les curettes soient mises ensemble, de même pour leurs ciseaux, alors que d'autres veulent avoir tous leurs instruments à anneaux dans le même jeu. Par conséquent, les relations entre le service de préparation stérile centralisé et le service de chirurgie n'étaient pas aussi bonnes qu'elles auraient dû l'être. Si un instrument venait à manquer, le service de préparation stérile centralisé était immédiatement montré du doigt. »

« L'utilisation traditionnelle du relevé d'inventaire pose de nombreux problèmes, » indique Janice Hardrath, Responsable en chef de la technologie chez Censis. « Les relevés d'inventaire sont souvent produits sur un tableur puis photocopiés. Lorsque la liste est modifiée, il est difficile de retrouver tous les anciennes listes papier erronées et de les remplacer par les bonnes. Le plus gros problème se pose lorsque les jeux d'instruments chirurgicaux qui arrivent en salle d'opération ne contiennent pas les bons instruments ou que certains manquent. En plus d'irriter les chirurgiens, cela entraîne souvent des retards en salle d'opération et peut perturber le bon déroulement de l'intervention chirurgicale. »

L'ancienne méthode présente en outre un autre inconvénient. En effet, elle ne permet pas d'identifier et de documenter les instruments ni de suivre leurs mouvements. Si le chargement d'un stérilisateur se révèle suspect lors d'un test biologique, l'hôpital doit connaître exactement la composition du chargement en question et la localisation actuelle des instruments. La méthode conventionnelle rend cela difficile car on ne peut s'appuyer que sur des notes manuscrites et la mémoire des techniciens qui ont préparé le jeu. Les hôpitaux perdent souvent beaucoup d'instruments et dépensent des sommes considérables pour les remplacer. En outre, les instruments doivent faire l'objet d'une maintenance après un certain nombre d'utilisations. Cependant, le système manuel ne permet pas de déterminer la fréquence d'utilisation des instruments et leur maintenance n'est donc pas régulière.

Une solution innovante

Les fondateurs de Censis ont développé un concept consistant à appliquer un code DataMatrix sur chaque instrument et à tenir la liste de préparation à jour dans un progiciel. Le technicien chargé de la composition du jeu scanne donc chaque instrument et le logiciel veille à ce que le jeu contienne tous les instruments appropriés. Le processus de marquage des instruments et leur lecture précise s'est révélé être la partie la plus difficile de tout le concept. « Au départ, nous gravions les instruments au laser, puis nous sommes passés à une étiquette adhésive comportant un code Data Matrix 2D, » explique Janice Hardrath. Cependant, l'étiquette résistait mal au lavage et à la stérilisation. C'est pourquoi Censis a tenté de fixer l'étiquette au laser. L'entreprise a finalement adopté la technique du marquage électrochimique qui applique un code à barres Data Matrix de 3mm. Cette méthode de marquage a fait ses preuves en matière de durabilité et de lisibilité, deux caractéristiques nécessaires pour résister aux opérations, au lavage et à la stérilisation.

A la recherche du lecteur d'identification approprié

Trouve le lecteur d'identification approprié n'a pas non plus été chose facile. « Nous avons essayé cinq générations différentes de scanners, » indique Janice Hardrath. « Chaque génération dépassait la précédente, mais seule la dernière a su répondre à nos exigences en termes de lecture rapide et fiable du marquage. » Les instruments sont généralement en métal argenté, normalement en inox ou en aluminium. Certains ont une surface mate alors que d'autres ont une surface réfléchissante. Certains instruments sont plats et d'autres courbes. La réflectivité de la surface rend difficile la restitution d'une bonne image du marquage.

De manière générale, les scanners essayés par Censis par le passé pouvaient lire les marquages à l'aide d'algorithmes prenant en compte la réflectivité de la surface. Le problème est que le scannage et le calcul étaient trop longs. Lorsque cela prenait trop de temps, les techniciens retiraient l'instrument et recommençaient ou bien revenaient à l'ancienne méthode manuelle. Pour obtenir les meilleurs résultats, l'instrument doit avancer lentement d'une extrémité à l'autre de manière à ce que le scanner puisse voir le marquage sous différents angles et appliquer les algorithmes pour tenir compte de la réflectivité.

Janice Hardrath a lancé ce qu'elle appelle un concours de scannage afin de trouver le système de vision le plus adapté à la tâche. « J'ai rassemblé un assortiment de 30 instruments différents de divers types incluant des courbes, des plats, des brillants, des mats, des colorés et des non colorés. J'ai ensuite sélectionné les modèles les plus appréciés sur le marché, dont le DataMan 7500 de Cognex. Nous avons alors demandé à plusieurs techniciens de scanner chacun des instruments. Puis nous avons évalué les résultats, la durée de scannage de chaque instrument et nous avons recueilli le sentiment de chaque technicien sur chaque scanner. »

« Le DataMan 7500 Cognex avait une bonne longueur d'avance sur les autres appareils, » affirme Janice Hardrath. « La plupart des testeurs ont indiqué que ce lecteur DataMatrix était plus rapide et plus facile pour obtenir un bon scannage. Nous avons donc décidé de proposer exclusivement l'instrument de Cognex avec Censitrac. Nous comptons maintenant 250 scanners DataMan 7500 sur le terrain. Un hôpital moyen en possède cinq alors que les plus gros en ont une trentaine. Ils sont très appréciés par nos clients. La plupart ont décidé de remplacer leurs scanners de génération précédente par les nouvelles unités de Cognex. »

Les fonctionnalités uniques des lecteurs d'identification de série DataMan 7500 de Cognex sont le résultat d'une combinaison innovante d'un éclairage, d'un logiciel et d'optiques. Ces lecteurs d'identification intègrent un logiciel qui gère un large éventail de dégradations de l'apparence du code. Les lecteurs DataMan peuvent éclairer les marquages de tous types, quelle que soit la surface. Le diffuseur intégré fournit l'éclairage doux requis pour les pièces très réfléchissantes comme les marquages par gravure électrochimique sur les surfaces arrondies brillantes. Le DataMan 7500 de Cognex est le premier à proposer une solution de vérification sous forme de douchettes capables de satisfaire aux exigences de classage de la qualité des codes Data Matrix 2D de l'Association for Automatic Identification and Mobility (AIM).

Censitrac vient à bout des problèmes liés aux méthodes manuelles de suivi des instruments et aux méthodes automatisées qui assurent un suivi du jeu complet et non pas de chaque instrument. Le logiciel automatise le processus de préparation du jeu pour garantir la parfaite exactitude de son contenu en plus de suivre automatiquement le mouvement de chaque instrument, qu'il soit dans un jeu ou en vrac dans un stock. Cela facilite la localisation immédiate de tout instrument. Censitrac compte également les utilisations des instruments et peut même indiquer les instruments du jeu qui ont été utilisés lors d'une intervention. Ainsi, il peut déterminer avec précision la date de la prochaine maintenance.

De grandes améliorations au Saint Thomas Hospital

« Dès le premier jour d'utilisation de Censitrac, nous avons constaté une réduction sensible du nombre d'erreurs, » affirme Pat Stefanik. « Tout aussi important, nous connaissons maintenant la localisation de chaque jeu d'instruments. Parfois, la salle d'opération appelle pour signaler un instrument manquant. La plupart du temps, je consulte Censitrac et constate qu'il a bien été scanné et mis dans le jeu envoyé en salle d'opération. J'en informe la salle d'opération où il est le plus souvent retrouvé. S'ils ne le retrouvent pas, nous en scannons un autre et leur envoyons un remplacement sans perdre de temps à rechercher celui déjà mis dans le jeu. »

« Nous avons constaté une grande amélioration lorsque Censis a adopté les douchettes de série DataMan 7500 de Cognex, » ajoute Pat Stefanik. « Les deux premiers scanners que nous utilisions étaient fixes et nous devions passer les instruments dessous, ce qui n'était pas tout à fait pratique. Le DataMan 7500, en revanche, est portable et nous pouvons donc le passer sur plusieurs instruments à la fois. C'est un gain de temps. Le scanner DataMan est beaucoup plus rapide que les autres que nous avons utilisés. La précision de l'instrument est totale. Le scanner DataMan est aussi le plus robuste que nous ayons connu. Autrefois, nous les cassions tout le temps mais cela ne nous est jamais arrivé avec un scanner Cognex. »

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