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Los lectores de identificación ahorran el tiempo de preparación y mejoran el seguimiento de los instrumentos quirúrgicos

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Preparar con precisión los instrumentos para los distintos tipos de cirugía que se lleva a cabo en un hospital es una tarea manual complicada a la que se dedica mucho tiempo en la mayoría de hospitales. Los técnicos del departamento central de suministros estériles suele lavar los instrumentos, volver a preparar los juegos que componen las listas de selección utilizadas por los cirujanos y esterilizar los instrumentos para que estén listos para la operación del día siguiente. El problema surge cuando los cirujanos abren el juego al día siguiente y faltan instrumentos, por lo que es necesario retrasar la operación mientras que los técnicos los buscan a toda prisa.

Censis ha desarrollado un producto informático denominado Censitrac que permite que en los hospitales se puedan configurar listas de selección de instrumental quirúrgico, lo que garantiza que se carguen los instrumentos más adecuados. Un código de barras Data Matrix 2D se aplica electroquímicamente a cada instrumento y este código de barras se escanea durante el proceso de organización para garantizar una preparación precisa y un seguimiento de la localización de cada instrumento. Es muy difícil leer un código de barras en la superficie brillante de un instrumento quirúrgico. Censis probó cinco generaciones distintas de lectores de identificación hasta que encontró uno, el Cognex DataMan® 7500, que proporciona la precisión, la velocidad y la facilidad de uso necesarias para esta compleja aplicación.

La dificultad de la preparación del instrumental quirúrgico

“En años anteriores, preparábamos los instrumentos basándonos en un documento que denominábamos hoja de cuentas”, afirmó Pat Stefanik, enfermera y jefa del departamento central de suministros estériles del Hospital Saint Thomas de Nashville (Tennessee). “Esta tarea era complicada por el amplio abanico de preferencias individuales que existía entre los distintos cirujanos, así como por a gran cantidad de instrumentos no convencionales que utilizan nuestros cirujanos. Por ejemplo, algunos cirujanos quieren que sus curetas estén juntas y que sus tijeras estén juntas, mientras que otros desean juntar todos los instrumentos anillados. El resultado era que la relación entre el departamento central de suministros estériles y el departamento quirúrgico no era tan buena como debería haber sido. Acabaría faltando algún instrumento y lo primero que se pensaría sería que el departamento central de suministros estériles habría cometido algún error”.

“Surgen muchos problemas con el enfoque convencional de utilizar hojas de cuentas”, afirmó Janice Hardrath, ejecutiva principal de tecnología de Censis. “Las hojas de cuentas suelen redactarse en una hoja de cálculo y después se fotocopian. Cuando la lista se modifica, es difícil recuperar las antiguas listas impresas incorrectas y sustituirlas por aquellas con la información correcta. El mayor problema surge cuando el instrumental quirúrgico llega a la sala de operaciones con instrumentos incorrectos o con falta de los mismos. Esto suele causar retrasos en la sala de operaciones, riesgos para los resultados de los procedimientos quirúrgicos, así como la insatisfacción de los cirujanos”.

Otro problema que surge con el antiguo enfoque es que no hay forma de identificar o documentar los instrumentos ni de realizar un seguimiento de sus movimientos. En caso de que surgiera un problema en una prueba biológica con la carga de un esterilizador, el hospital necesita saber exactamente qué instrumentos estaban en la carga y su ubicación actual. Esto es bastante difícil con el enfoque convencional, ya que es necesario remitirse a notas escritas y a la memoria de la persona que preparó el instrumental. Los hospitales suelen perder gran cantidad de instrumentos y gastan elevadas sumas de dinero para su sustitución. Supuestamente, también deben realizarse servicios de mantenimiento en los instrumentos tras cierto número de usos, pero con el sistema manual no hay forma de saber con qué frecuencia se utiliza cada instrumento, por lo que se suelen realizar demasiados o muy pocos servicios de mantenimiento.

Una solución innovadora

Los fundadores de Censis desarrollaron el concepto de colocar un código de barras en cada instrumento y mantener la lista de selección en un paquete de software. El técnico que prepara el instrumental escanea después cada instrumento y el software garantiza que todos los instrumentos adecuados se encuentren en el kit. El proceso de marcar los instrumentos y después leer con precisión dicha marca ha demostrado ser la parte más difícil de todo el concepto. “Comenzamos utilizando un láser para grabar los instrumentos; después pasamos a una etiqueta adhesiva con un código de barras Data Matrix 2D”, comentó Hardrath. Fue muy complicado mantener la etiqueta adhesiva durante el lavado y la esterilización, por lo que Censis intentó soldar la etiqueta por láser. Por último, la empresa intentó una técnica de marcación electroquímica que aplica un código de barras Data Matrix de 3 mm. Este método de marcación ha demostrado proporcionar la durabilidad y la legibilidad necesarias para soportar la operación, el lavado y la esterilización.

Encontrar el lector de identificación adecuado

Encontrar el lector de identificación adecuado también ha sido muy complicado. “Probamos cinco generaciones distintas de escáneres”, afirmó Hardrath. “Cada generación era mejor que la anterior, aunque sólo la última generación ha satisfecho nuestras necesidades sobre la lectura de la marca con rapidez y fiabilidad”. Los instrumentos suelen ser de metal plateado, normalmente acero inoxidable o aluminio. Algunos tienen una superficie mate, mientras que otros la tienen de espejo. Algunos instrumentos son planos y otros curvados. La reflectividad de la superficie dificulta la formación de una buena imagen de la marca.

En general, los escáneres que Censis ha probado en el pasado podían leer las marcas utilizando algoritmos que daban cuenta de la reflectividad de la superficie. El problema es que el escaneado y el cómputo llevaban demasiado tiempo. Cuando se producían retrasos, los técnicos solían retirar el instrumento y comenzaban de nuevo o volvían a los métodos manuales anteriores. Los mejores resultados se obtienen moviendo el instrumento lentamente de un lado a otro para que el escáner pueda visualizar la marca desde distintos ángulos y aplicar algoritmos para dar cuenta de la reflectividad.

Hardrath configuró lo que ella denominaba un cómputo sin escaneado para encontrar el mejor sistema de visión posible para el trabajo. “Reuní un surtido de 30 instrumentos diferentes de varios tipos: curvado, plano, brillante, mate, con color y sin color. Alineé tres de los modelos preferidos en el mercado, incluido el Cognex DataMan 7500. Pedimos a distintas personas que escanearan cada uno de los instrumentos. A continuación, evaluamos los resultados, el tiempo necesario para escanear cada instrumento y la reacción de las personas que utilizaron cada escáner”.

“El Cognex DataMan 7500 fue sensiblemente superior a los demás dispositivos”, aseguró Hardrath. “La mayoría de las personas que realizó el escaneo comentó que era más rápido y sencillo obtener un buen escaneado con este lector de identificación. Por tanto, tomamos la decisión de ofrecer exclusivamente el instrumento Cognex con Censitrac. Ahora disponemos de 250 escáneres DataMan 7500 en el mercado. Un hospital medio cuenta con cinco de estos escáneres y el que más tiene cuenta con 30. A nuestros clientes les encanta. La mayoría de ellos ha decidido sustituir sus escáneres de generación anterior por los nuevos equipos de Cognex”.

Los lectores de identificación de la serie Cognex DataMan 7500 logran sus posibilidades exclusivas con una combinación innovadora de iluminación, software y óptica. Estos lectores de identificación incorporan un software que maneja una amplia gama de degradaciones en el aspecto del código. Los lectores DataMan pueden iluminar marcas de cualquier tipo, sobre cualquier superficie. El difusor integrado proporciona una ligera iluminación, necesaria para piezas muy reflectantes como las marcas con grabado electroquímico en superficies redondas y brillantes. El Cognex DataMan 7500 es el primer lector que ofrece una solución de verificación manual que cumple los requisitos de la Asociación para la Identificación Automática y la Movilidad (AIM) relativos a la clasificación de calidad de los códigos Data Matrix 2D.

Censitrac resuelve los problemas relativos a los métodos manuales para realizar el seguimiento de los instrumentos y a los métodos automáticos que realizan un seguimiento del instrumental completo en lugar de a cada instrumento por separado. El software automatiza el proceso para garantizar una precisión del 100% en la preparación del instrumental y realiza un seguimiento automático del movimiento de cada instrumento ya esté en un kit o como inventario suelto. Esto facilita la localización de cada instrumento de forma inmediata. Censitrac evalúa el uso de los instrumentos, incluyendo qué instrumentos en kits se utilizaron en los procedimientos y cuáles no, y determina exactamente cuándo debe realizarse un servicio de mantenimiento.

Principales mejoras en el Hospital Saint Thomas

“Desde el primer día en que empezamos a utilizar Censitrac, observamos una notable reducción del número de errores”, afirmó Stefanik. “Y lo que es también muy importante, ahora sabemos dónde se encuentra cada instrumento. Alguna vez, nos llamarán de la sala de operaciones y nos indicarán que falta algún instrumento. En la mayoría de casos, lo buscaré en Censitrac y descubriré que se escaneó y se guardó con el instrumental enviado a la sala de operaciones. Se lo comentaré a la sala de operaciones y, en la mayoría de ocasiones, lo buscarán y lo encontrarán en la misma sala. Si no, lo escanearemos y les enviaremos un repuesto sin perder tiempo buscando aquel que ya estaba colocado en el instrumental”.

“Observamos una gran mejora cuando Censis actualizó los lectores portátiles de identificación de la serie Cognex DataMan 7500”, aseguró Stefanik. “Los dos primeros escáneres que utilizamos eran fijos y teníamos que pasar el instrumento por debajo, lo que resultaba un tanto incómodo. Sin embargo, el DataMan 7500 es portátil, por lo que podemos pasarlo por varios instrumentos al mismo tiempo, lo que ahorra tiempo. El escáner DataMan es mucho más rápido que otros que hemos utilizado y la precisión del instrumento es del 100%. El escáner DataMan es también el más resistente que hemos visto nunca. En el pasado, los rompíamos cada dos por tres, pero, según tengo entendido, nunca hemos roto un escáner de Cognex”.

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