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ID-Lesegeräte sparen Zeit bei der Zusammenstellung und verbessern die Rückverfolgung von Operationsbesteck

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Das präzise Zusammenstellen von Operationsbesteck-Paketen für die verschiedenen Arten von Operationen, die in einem gewöhnlichen Krankenhaus durchgeführt werden, ist zeitintensiv und meistens eine schwierige, manuelle Tätigkeit. Techniker im zentralen Sterillabor reinigen üblicherweise die Instrumente, stellen die Pakete auf der Grundlage der von Chirurgen erstellten Picklisten wieder zusammen und sterilisieren sie, um sie für Operationen am darauf folgenden Tag bereitzustellen. Ein Problem entsteht dann, wenn der Chirurg am nächsten Tag das Paket öffnet, benötigte Instrumente fehlen und die Operation deswegen verschoben werden muss, während Techniker eiligst nach den fehlenden Instrumenten suchen.

Censis entwickelte eine Software namens Censitrac, mit deren Hilfe Picklisten für Operationsbesteck-Pakete erstellt werden können und dann das korrekte Zusammenstellen des jeweiligen Operationsbestecks zu Paketen gewährleistet wird. Ein 2D-Data-Matrix-Barcode wird auf jedes Instrument elektrochemisch aufgetragen und dieser Barcode wird bei der Zusammenstellung gescannt, um die korrekte Paketzusammenstellung zu gewährleisten und den Ablageort jedes Instruments zurückzuverfolgen. Das Lesen von Barcodes auf der glänzenden Oberfläche des Operationsbestecks ist sehr schwierig.  Censis testete fünf verschiedene Generationen von ID-Lesegeräten, ehe eines gefunden wurde: der Cognex DataMan® 7500, der jene Präzision, Geschwindigkeit und Einfachheit in der Verwendung liefert, die für diese heikle Anwendung erforderlich sind.

Zusammenstellen von Operationsbesteck-Paketen - eine echte Herausforderung

“Früher stellten wir das Besteck auf der Grundlage eines Formulars zusammen, das wir 'Zählblatt' nannten”, erklärte Pat Stefanik, Registered Nurse and Central Sterile Manager im Saint Thomas Hospital, Nashville, Tennessee. “Diese Tätigkeit war aufgrund der individuellen Präferenzen jedes einzelnen Chirurgs und der vielen unüblichen Instrumente, die unsere Chirurgen zu verwenden pflegen, keineswegs einfach. Zum Beispiel wollen manche alle Küretten und alle Scheren zusammen angeordnet haben, während andere alle Ringinstrumente beisammen wünschen. Folglich war auch das Verhältnis zwischen Sterillabor und Chirurgen nicht immer das beste. Sobald ein Instrument fehlte, war die erste Vermutung, dass dem Sterillabor ein Fehler unterlaufen sei.”

“Die herkömmliche Methode mit den Zählblättern bereitet zahlreiche Probleme”, erläuterte Janice Hardrath, Chief Technology Officer bei Censis. “Zählblätter werden oft auf einem Tabellenkalkulationsblatt erstellt und dann fotokopiert. Wird die Liste geändert, ist es schwierig, alle alten falschen Papierlisten aus dem Verkehr zu ziehen und durch die neuen mit den richtigen Angaben zu ersetzen. Am größten ist das Problem dann, wenn Operationsbesteck mit falschen oder fehlenden Instrumenten im OP landet. Dies führt häufig zu Verzögerungen im OP, beeinträchtigt Operationsabläufe und verärgert Chirurgen.”

Ein weiteres Problem der früheren Methode liegt darin, dass es keine Möglichkeit gibt, Instrumente zu identifizieren oder zu dokumentieren bzw. deren Bewegungen zu verfolgen. Im Fall eines biologischen Testproblems bei einer Sterilisator-Ladung muss das Krankenhaus genau darüber Bescheid wissen, welche Instrumente die Ladung enthielt und wo diese sich zum gegebenen Zeitpunkt befinden. Dies ist mit der früheren Vorgehensweise schwierig, da man auf handschriftliche Aufzeichnungen und das Erinnerungsvermögen jener Person angewiesen ist, die das Paket zusammenstellte. In Krankenhäusern gehen oft viele Instrumente verloren, weshalb beachtliche Summen für deren Ersatz ausgegeben werden müssen. Instrumente werden nach einer bestimmten Anzahl von Einsätzen auch gewartet, doch mit dem manuellen System ist es unmöglich zu eruieren, wie oft jedes Instrument verwendet wurde, weshalb viele von ihnen zu häufig oder zu wenig gewartet werden.

Eine innovative Lösung

Die Gründer von Censis entwickelten ein Konzept zum Anbringen eines Barcodes auf jedem Instrument und zum Führen der Picklisten mittels einer Software. Der Techniker, der die Pakete zusammenstellt, scannt dabei jedes einzelne Instrument und mithilfe der Software wird sichergestellt, dass sich alle richtigen Instrumente im Paket befinden. Das Markieren der Instrumente und das anschließende exakte Lesen dieser Markierungen stellten sich als die schwierigsten Aspekte des gesamten Konzepts heraus. “Zuerst versuchten wir, mit einem Laser die Markierungen aufzuätzen, dann verwendeten wir Klebeetiketten mit einem 2D-Data-Matrix-Barcode”, schilderte Hardrath. Allerdings verlor der Klebstoff beim Reinigen und Sterilisieren sein Wirkung, weshalb Censis versuchte, die Etiketten mittels Laser aufzuschweißen. Schließlich ging man über zu einer elektrochemischen Markiertechnik, bei der ein 3mm großer Data-Matrix-Barcode aufgetragen wird. Diese Markiertechnik brachte nun jene Dauerhaftigkeit und Lesbarkeit, die notwendig waren, um der Beanspruchung beim Operieren, Reinigen und Sterilisieren standzuhalten.

Suche nach dem richtigen ID-Lesegerät

Die Suche nach dem richtigen ID-Lesegerät war eine echte Herausforderung. “Wir testeten fünf verschiedene Generationen von Scannern”, berichtete Hardrath. “Es war zwar jede Generation besser als die vorhergehende, doch erst die neueste Generation entsprach unseren Anforderungen hinsichtlich einem raschen und zuverlässigen Lesen der Markierung.” Die Instrumente sind normalerweise aus einem silberglänzenden Metall, meist Edelstahl oder Aluminium. Manche haben eine matte, andere wiederum eine spiegelnde Oberfläche. Einige Instrumente sind flach, andere gewölbt. Die Spiegelung der Oberfläche macht es schwierig, ein gutes Bild der Markierung zu erstellen.

Prinzipiell konnten die Scanner, welche Censis getestet hatte, die Markierungen mithilfe von Algorithmen lösen, die die Oberflächenspiegelung berücksichtigen. Das Problem war nur, dass die Lese- und Datenverarbeitungsvorgänge zu langwierig waren. Sobald Verzögerungen auftraten, entfernten die Techniker das Instrument und begannen noch einmal von vorne oder sie schritten zurück zur alten manuellen Methode. Die besten Ergebnisse wurden erzielt, wenn das Instrument langsam von einer Seite zur anderen bewegt wurde, sodass der Scanner die Markierung aus verschiedenen Winkeln einlesen und Algorithmen anwenden konnte, die die Oberflächenspiegelung berücksichtigen.

Hardrath startete einen, wie sie es nannte, "Scan-Off-Wettbewerb", um das für diese Aufgabe am besten geeignete Vision-System zu ermitteln. “Ich stellte eine Auswahl von 30 verschiedenen Instrumenten unterschiedlicher Art zusammen: gewölbte, flache, glänzende, matte, farbige und farblose. Ich organisierte drei der gängigsten Modelle auf dem Markt, darunter auch der Cognex DataMan 7500. Wir beauftragten mehrere Personen, jedes der Instrumente zu scannen. Dann beurteilten wir die Ergebnisse, die zum Scannen eines jeden Instruments benötigte Zeit und die Reaktion der teilnehmenden Personen zu jedem Scanner.”

“Der Cognex DataMan 7500 war den übrigen Geräten merklich überlegen”, betonte Hardrath. “Die Mehrheit jener, die die Instrumente scannten, war der Meinung, dass es mit diesem ID-Lesegerät rascher und einfacher ginge, einen guten Scan zu erhalten. Deshalb beschlossen wir, Censitrac ausschließlich mit dem Cognex-Produkt anzubieten. Derzeit haben wir 250 DataMan 7500-Scanner, die im Einsatz sind. Ein durchschnittlich großes Krankenhaus besitzt fünf dieser Scanner, das größte hat 30. Unsere Kunden lieben ihn. Die meisten entschlossen sich dazu, ihre alten Scanner durch die neuen Cognex-Geräte zu ersetzen.”

ID-Lesegeräte der Serie Cognex DataMan 7500 verfügen aufgrund einer innovativen Kombination aus Beleuchtung, Software und Optik über einzigartige Funktionalitäten. Sie arbeiten mit einer Software, die mit den unterschiedlichsten Beeinträchtigungen der Code-Qualität fertig wird. DataMan-Lesegeräte sind in der Lage, Markierungen jeder Art und auf jeder Oberfläche zu beleuchten. Der integrierte Streukörper ermöglicht jene schwache Beleuchtung, wie sie für hoch reflektive Teile wie etwa elektrochemisch aufgeätzte Markierungen auf glänzenden, gewölbten Oberflächen notwendig ist. Der Cognex DataMan 7500 ist das erste tragbare Verifizierungsgerät, das der neuesten 2D-Data-Matrix-Qualitätsrichtlinie der Association for Automatic Identification and Mobility (AIM) entspricht.

Censitrac ist in der Lage, Probleme aufgrund der manuellen Rückverfolgung der Instrumente bzw. der automatisierten Rückverfolgung ganzer Pakete anstatt einzelner Instrumente zu lösen. Die Software automatisiert die Zusammenstellung der Pakete, um eine 100%-ige Korrektheit zu gewährleisten, und sie verfolgt automatisch die Bewegungen jedes einzelnen Instruments, egal ob im Paket oder in loser Aufbewahrung. Dadurch kann jedes Instrument ganz einfach jederzeit lokalisiert werden. Censitrac erfasst die Einsätze von jedem Instrument und stellt fest, welche Instrumente eines Pakets bei Operationen verwendet wurden und welche nicht, um exakt zu ermitteln, wann eine Wartung benötigt wird.

Erhebliche Verbesserungen im Saint Thomas Hospital

“Vom ersten Tag an, als wir begannen, mit Censitrac zu arbeiten, konnten wir die Fehlerquote deutlich reduzieren”, sagte Stefanik. “Genauso wichtig ist es, dass wir jederzeit wissen, wo sich jedes einzelne Operationsbesteck-Paket befindet. Manchmal rufen sie uns aus dem OP an, weil ein Instrument fehlt. In den meisten Fällen schau ich im Censitrac nach und sehe, dass es gescannt und in das Paket gegeben wurde, das man in den OP schickte. Ich gebe dem OP darüber Bescheid und meistens schauen sie dort nach und finden es auch. Wenn nicht, scannen wir ein Ersatzinstrument und senden es in den OP, ohne dass wir Zeit damit verlieren, nach dem verschwundenen Teil zu suchen.”

“Wir stellten eine deutliche Verbesserung fest, als Censis die mobilen ID-Lesegeräte der Serie Cognex DataMan 7500 bei uns einführte”, meinte Stefanik des Weiteren. “Unsere ersten beiden Scanner waren stationäre Lesegeräte, weshalb wir die Instrumente einzeln unten durchziehen mussten, was ziemlich unpraktisch war. Der DataMan 7500 ist hingegen tragbar, sodass wir ihn über mehrere Instrumente gleichzeitig führen können, was natürlich Zeit spart. Der DataMan-Scanner ist viel schneller als andere, die wir verwendet haben, und die Korrektheit der Instrumente liegt bei 100%. Außerdem ist er von allen bisher verwendeten Scannern am robustesten. Früher gingen unsere Scanner häufig kaputt, doch soweit ich weiß, ist noch kein Cognex-Scanner zu Bruch gegangen.”

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